Falando um pouco mais tecnicamente, esta área de conhecimento o chamado “Gerenciamento das comunicações” emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final de todas as informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada.
Este processo fornece as ligações muitas vezes conturbadas e críticas entre pessoas afim de atender a uma expectativa real em busca do objetivo comum do projeto.
O gerente de projetos deverá ser a pessoa mais comunicativa podendo utilizar-se de um tempo excessivo para isto, afim de alinhar a comunicação através das informações, necessidades e expectativas do seu cliente e patocinador, filtrando e repassando na linguagem comum aos analistas e desenvolvedores, ou seja, ligação direta com todas as partes interessadas.
Todos os envolvidos no projeto devem entender a real importância da comunicação e como ela afeta diretamente o projeto como um todo.
Para isso, vamos citar alguns processos que podem ajudar no gerenciamento das comunicações do projeto, tais como:
:: Planejamento das comunicações: servirá para determinar as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas no projeto.
:: Distribuição das informações: atribuir, controlar e disponibilizar as informações necessárias as partes interessadas no projeto no momento adequado.
:: Relatório de desempenho: coletar e distribuir as informações em todo o ciclo de vida do projeto. Isto inclui o relatório de andamento e acompanhamento do projeto, medição do progresso e previsão através de baselines enviados periodicamente.
:: Gerenciar as partes interessadas: principal forma de gerenciamento das comunicações satisfazendo os requisitos das partes interessadas, gerenciando possíveis conflitos no projeto. Lembre-se que o GP deve ser o facilitador e principal comunicador durante o projeto como um todo para obtenção do sucesso do mesmo.
Os exemplo de processos citados acima, estão integrados junto a outras áreas de conhecimento. Cada um deles poderá ter o envolvimento e esforço de uma ou mais pessoas ou grupos baseado nas necessidades do projeto. Cada processo ocorre pelo menos uma vez em todos os projetos unidos a uma ou mais fases caso o mesmo se divida em fases.
Os possíveis eventos baseados na comunicação sendo eles positivos ou negativos são fatores determinantes para o sucesso do projeto.
GERENCIANDO CONFLITOS
A comunicação durante o projeto nem sempre é positiva. Precisamos estar preparados para suportar os conclitos e gerenciá-los quando ocorrer, pois isto é uma prática real e cotidiana que ocorre naturalmente e em inúmeras vezes durante todo o processo de implantação de um projeto e o principal fator resultande de conflitos é a falta de comunicação.
Falando um pouco sobre o gerenciamento de conflitos, para que este seja bem-sucedido deverá ocorrer uma relação de confiança e estabilidade entre os envolvidos para resultar maior produtividade e relações duradouras de trabalho.
Fontes de conflito podem ser iniciadas por qualquer um dos stakeholders e em qualquer momento no decorrer do projeto.
Podemos exemplificar como sendo uma forma de conflito durante um projeto quando ocorre em um dado momento por exemplo, a escassez de recursos do fornecedor (analistas, desenvolvedores) ou em que o próprio Gerente de Projetos esteja envolvido com inúmeros outros projetos e não consiga dar atenção necessária e igual a todos os clientes e fornecedores.
Regras básicas da equipe, normas de grupo e práticas sólidas de gerenciamento de projetos, como planejamento das comunicações e definição de funções, reduzem a quantidade de conflitos. Quando gerenciadas adequadamente, as diferenças de opinião são saudáveis e podem aumentar a criatividade e melhorar a tomada de decisões. Quando as diferenças se tornam um fator negativo, os membros da equipe do projeto são inicialmente responsáveis pela resolução de seus próprios conflitos e o GP deve estar alinhado a todos afim de tentar reduzir por fim a zero estes conflitos que venham a ocorrer. Se o conflito aumentar, o GP deverá entrar em ação e buscar uma resolução satisfatória sem deixar cair no descrédito o projeto. O conflito deverá ser tratado sempre no início e geralmente em particular, usando uma abordagem direta e colaborativa. Se o conflito prejudicial continuar, será necessário usar procedimentos cada vez mais formais, inclusive a possível utilização de ações disciplinares.
Fonte: http://www.gerenciamentodeprojeto.com
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